Procesų valdymo specialistas – kokia jo veikla?

Procesų valdymo specialistas (toliau straipsnyje bus naudojamas trumpinys PVS) gali būti vertinga pagalba bet kuriai įmonei, siekiančiai pagerinti savo efektyvumą. Jis/ji gali padėti įmonei suprasti savo procesus, pagerinti jų efektyvumą ir padėti planingai įdiegti pokyčius.

Kaip procesų valdymo specialistas gali padėti įmonei tapti efektyvesnei

Procesų valdymas yra svarbi verslo valdymo sritis, susijusi su įmonės veiklos procesų efektyvumu. Procesų valdymo specialistas yra atsakingas už įmonės procesų analizę, optimizavimą ir tobulinimą. Jis/ji gali padėti įmonei sutaupyti pinigų, pagerinti klientų aptarnavimą ir padidinti pelną.

PVS gali padėti:

1. suprasti įmonės procesus.

Pirmiausia, procesų valdymo specialistas gali padėti įmonei identifikuoti egzistuojančius procesus bei suprasti kaip procesai sąveikauja tarpusavyje. Jis/ji gali sumodeliuoti procesų žemėlapius, kurie padės įmonei vizualizuoti vykdomas veiklas. Procesų žemėlapiai padeda įmonei nustatyti, kur yra efektyvumo spragos.

Pavyzdžiui, vienos įmonės procesų valdymo specialistas nustatė, kad įmonės klientų aptarnavimo procesas buvo labai sudėtingas ir neefektyvus. Specialistas sukūrė naują procesų žemėlapį, kuris supaprastino procesą ir sumažino jo trukmę. Tai padėjo įmonei sutaupyti pinigų ir pagerinti klientų aptarnavimą.

2. pagerinti procesų efektyvumą.

Procesų valdymo specialistai gali padėti pagerinti procesų efektyvumą įvairiais būdais. Jie gali:

• Identifikuoti ir pašalinti besidubliuojančias funkcijas.

• Automatizuoti užduotis, kurios yra atliekamos pasikartojančiai.

• Perprojektuoti procesus, kad jie būtų efektyvesni.

Pavyzdžiui, vienos įmonės procesų valdymo specialistas nustatė, kad įmonės gamybos procesas buvo labai sudėtingas ir reikalavo daug darbo rankų. Specialistas perorganizavo procesą, kad jis būtų efektyvesnis. Tai padėjo įmonei padidinti gamybos apimtis ir sumažinti gamybos išlaidas.

3. įdiegti pokyčius.

Pokyčių įdiegimas gali būti sudėtingas ir sunkus procesas. Procesų valdymo specialistai gali padėti įmonėms įdiegti pokyčius efektyviai ir sklandžiai. Jie gali:

• Suplanuoti pokyčių įgyvendinimo etapus.

• Komunikuoti pokyčius su darbuotojais.

• Palaikyti darbuotojus pokyčių įgyvendinimo metu.

Pavyzdžiui, vienos įmonės procesų valdymo specialistas padėjo įmonei įdiegti naują klientų aptarnavimo sistemą. Specialistas suplanavo pokyčių įgyvendinimo etapus ir padėjo darbuotojams įsisavinti naują sistemą. Dėl to pokyčiai buvo įdiegti sklandžiai ir neturėjo neigiamos įtakos klientų aptarnavimui.

Kokius įgūdžius turi turėti procesų valdymo specialistas

Procesų valdymo specialistai yra atsakingi už įmonės procesų analizę, optimizavimą ir tobulinimą. Tai sudėtinga ir iššūkių kupina veikla, reikalaujanti įvairių įgūdžių. Įmonės sėkmė ar net konkurencinis pranašumas gali priklausyti nuo to, kaip specialistas laiku pastebės kliuvinius verslo procesuose ir gebės įveikti atsiradusius iššūkius.

Žemiau pateiksiu pagrindinius įgūdžius, kuriuos rekomenduotina turėti.

1. Analitiniai įgūdžiai

Siekiant analizuoti procesų rodiklius pageidautina turėti stiprius analitinius įgūdžius. Specialistas, analizuojantis duomenis, turi gebėti suprasti sudėtingus procesus ir identifikuoti efektyvumo spragas.

Pavyzdžiui, nagrinėjant vieną paskui kitą sekančius procesus reikia suprasti kuris procesas užstrigo, dėl kokių priežasčių ir kodėl sekantys procesai nevyksta. Specialistas, turintis analitinius įgūdžius iš karto pastebės kliuvinį ir imsis priemonių jam pašalinti.

2. Kompiuterinė apskaita ir technologijos

Geros žinios programinės įrangos bei technologijų padės lengviau analizuoti procesų duomenis bei modeliuoti procesų žemėlapius.

Pavyzdžiui, procesų valdymo specialistas, naudodamasis procesų valdymo programine įranga, gali surinkti duomenis apie klientų aptarnavimo procesą. Šie duomenys gali būti naudojami siekiant identifikuoti efektyvumo spragas ir nustatyti, kaip jas ištaisyti.

3. Problemų sprendimo įgūdžiai

Stiprūs problemų sprendimo įgūdžiai padės lengviau identifikuoti problemas ir rasti joms sprendimus.

Pavyzdžiui, procesų valdymo specialistas, nustatęs, kad klientų aptarnavimo procesas yra neefektyvus, turi rasti būdų, kaip jį pagerinti. Specialistas gali pasiūlyti sprendimų, tokių kaip proceso supaprastinimas, automatizavimas ar perprojektavimas.

4. Komunikacijos įgūdžiai

Stiprūs komunikacijos įgūdžiai padės lengviau bendrauti su įvairiomis auditorijomis, įskaitant vadovus, darbuotojus ir klientus.

Pavyzdžiui, procesų valdymo specialistas, pristatydamas savo rekomendacijas dėl klientų aptarnavimo proceso tobulinimo, turi būti pajėgus aiškiai ir suprantamai paaiškinti, kaip šios rekomendacijos pagerins procesą.

5. Lyderystės įgūdžiai

Lyderystės įgūdžiai padės motyvuoti ir vadovauti kitiems žmonėms, siekiant pokyčių.

Pavyzdžiui, procesų valdymo specialistas, siekdamas įdiegti pokyčius klientų aptarnavimo procese, turi būti pajėgus motyvuoti darbuotojus prisiimti pokyčius ir juos įgyvendinti.

Ką veikia procesų valdymo specialistas

Procesų valdymo specialistai siekia gerinti ir optimizuoti įmonės verslo procesus. Jie stebi ar net valdo procesus įmonėje, siekdami užtikrinti, kad procesuose dalyvaujantys žmonės padėtų pasiekti įmonės iškeltus tikslus. Tai gali apimti procesų modeliavimą, perprojektavimą, įgyvendinimą, stebėjimą, vertinimą ir kontrolę. Gali diegti įvairias procesų naujoves ar novatoriškas gerinimų praktikas. Visa specialisto vykdoma veikla gali padėti padidinti įmonei pelną bei pardavimus.

PVS bendradarbiauja su kiekvienu įmonės skyriumi, kad pagerintų procesų valdymą. Kartais PVS gali būti konkretaus skyriaus vadovas.

Bendros PVS pareigos yra šios:

• Stebėti verslo procesus ir teikti grįžtamąjį ryšį;

• Poreikiui esant perprojektuoti verslo procesus;

• Dalyvauti sudarant biudžetą ir paskirstant išteklius procesų tobulinimo projektams;

• Prižiūrėti komandas, dirbančias su procesų tobulinimo projektais;

• Diegti pokyčius, atsiradusius perprojektavus procesus;

• Analizuoti ir vertinti procesus ir patobulinimus;

• Analizuoti procesų įgyvendinamumą;

• Modeliuoti procesų žemėlapius ir rengti jų dokumentaciją;

• Identifikuoti procesų matavimo rodiklius ir juos vizualizuoti;

• Kurti pažangos ir grįžtamojo ryšio ataskaitas bei pasiūlymus vyresniesiems vadovams;

• Stebėti procesų vykdymo kokybę;

• Bendrauti su suinteresuotosiomis šalimis procesų sklandaus vykdymo klausimais.

Kokios yra PVS karjeros galimybės

Procesų valdymas yra sparčiai auganti sritis, todėl procesų valdymo specialistams atsiveria daug karjeros galimybių.

Įmonės vis daugiau įgauna žinių ir vis labiau supranta kas yra procesai ir kokia yra būtinybė juos valdyti. Sparčiai besikeičiančioje aplinkoje konkurencijos intensyvumas yra labai didelis, todėl įmonėje esantis specialistas, kuris puikiai išmano įmonėje egzistuojančius procesus yra labai paklausus.

Turimi lyderystės įgūdžiai gali paskatinti tapti vadovu. Specialistas, puikiai išmanantis įmonės procesus gali padėti greitai surasti sprendimus atsiradusiems kliuviniams. Tai reiškia, kad toks žmogus įmonėje tampa labai svarbiu įmonės gerovei ir tokiu būdu gali būti priskirtas prie aukščiausio lygio vadovų.